Organizaciones Pierden Hasta $10.000 Al Año Por Empleado Clave Debido A Esto
Estás trabajando en una tarea de gran envergadura, focalizado profundamente cuando de repente Laura entra y te dice: ¿Ya sabes de la reunión de mañana a las 9:30?
Tú: Si
Laura: ¿Tienes la agenda?
Tú: Si
Laura: ¿Qué crees del segundo punto?..
Cosas como esta le cuestan a organizaciones hasta $10.000 al año por empleado clave según un reporte publicado por el Wall Street Journal.
Es normal que en las oficinas modernas contemos con diferentes herramientas tecnológicas como teléfonos, tabletas, computadoras, correo electrónico, gestores de proyectos, etc. Las cuales facilitan nuestras labores para hacernos más productivos. Sin embargo, puedes sentirte frustrado si trabajas hasta 10 horas diarias y cuando finaliza tu día el avance es poco.
En estos casos la culpa es de un elemento conocido como interrupción. De hecho, las interrupciones siempre están presentes en los entornos laborales. Imagínate una jornada con llamadas telefónicas, correos, notificaciones, videoconferencias, reuniones imprevistas y compañeros de trabajo que te preguntan cosas.
Además, si eres un teletrabajador el asunto se agrava, porque estás expuesto a más interrupciones. Pues, las personas que viven contigo hacen ruido, te llaman y hacen cosas que pueden distraer tu atención. Igualmente, tú mismo al acordarte de algo que tienes pendiente, interrumpes de pronto lo que estás haciendo para atender ese asunto.
Ahora bien, todo esto que te relato pareciera algo rutinario. Pero, está comprobado que las interrupciones provocan estrés, cambios de humor y reducen tu productividad laboral. De seguro, estás pensando ¿cómo resolverlo?, sigue leyendo y te diré cómo hacerlo.
Problemas Que Pueden Causarte Las Interrupciones Laborales
Como ya te comenté las interrupciones son más serias de lo que la mayoría de las personas piensan. Incluso, se han hecho investigaciones sobre el impacto de las multitareas y el trabajo interrumpido en la concentración, memoria, niveles de atención y el estrés.
Comenzaremos con un estudio titulado “El costo del trabajo interrumpido: más velocidad y estrés”. Efectuado por la Dra. Gloria Mark, docente de ciencias de la computación en la Universidad de California, Irvine. En esta investigación se revela que se puede presentar una distracción cada 90 segundos.
También, se descubrió que cuando un trabajador es interrumpido durante su labor. Tarda un promedio de 25 minutos en retomar la tarea que estaba efectuando. Entonces, si sumas todos estos minutos perdidos por distracciones al día tendremos una reducción de la productividad.
Sin embargo, no solo la productividad se ve afectada con las interrupciones. El bienestar de los empleados se ve comprometido. Porque, estas personas interrumpidas por lo general retoman sus labores y procuran realizar sus asignaciones con más rapidez. Lo cual a la larga puede conllevar a sufrir niveles de estrés elevados, frustración y cambios de humor.
Adicionalmente, la Doctora Mark en el Podcast Undivided Attention referenció una de sus estadísticas más recientes del año 2016. Donde descubrieron que una persona puede pasar apenas 47 segundos frente a cualquier pantalla de computador antes de cambiar. De hecho, en el año 2012 ese lapso era de 75 segundos, por lo que el tiempo se ha reducido en apenas 4 años.
De igual manera, en ese Podcast la profesora Mark afirmó que con frecuencia los trabajadores revisan el correo electrónico mientras laboran. La media en su estudio fue de 77 veces al día y en un extremo superior algunos podían hacerlo hasta 405 veces.
Entonces, imagina el dilema de revisar todos estos mensajes distintos diariamente. Prestar atención a todos y tomar decisiones con respecto al contenido de los mismos. Por lo cual, hará mucho más difícil y llevará más tiempo retomar las tareas en labores donde se requiere atención profunda.
Toda esta situación, puede llevarte a compensar el tiempo perdido trabajando aceleradamente. Pero, al final por una parte puede comprometer la calidad del trabajo y por otra te conducirá a padecer de tensión laboral, por el esfuerzo exagerado de cumplir con tus tareas con apremio. Lo cual te hará llegar a niveles crónicos de estrés.
Seguidamente, existe otro inconveniente que puede presentarse con las interrupciones laborales, es lo que se conoce como “residuo de atención”. Este es un término empleado en una investigación efectuada por la Profesora Sophie Leroy. Quién labora en la Universidad de Washington.
En su investigación del año 2009 “¿Por qué es tan difícil hacer mi trabajo? El desafío del residuo de atención al cambiar entre tareas laborales”. Publicado en la revista Comportamiento Organizacional y Procesos de Decisión Humana. Leroy afirma que las interrupciones constantes en el trabajo reducen la capacidad de concentración de las personas. Por ende, su desempeño laboral se verá perjudicado.
La profesora Leroy afirma que a nuestro cerebro se le dificulta el cambio constante de tareas. Así que, si estás efectuando una asignación e interrumpes para pasar a otra tarea distinta parte de tu atención quedará en la tarea anterior, pues no se transfiere completamente a la nueva. Este fenómeno es lo que llama esta investigadora residuo de atención.
Por tanto, el residuo de atención dejará a tu cerebro atascado en la actividad anterior. En consecuencia, tus habilidades de procesamiento cognitivos se limitarán. Entonces, estarás más expuesto a cometer errores, tomar malas decisiones, perder tiempo y reducir tu productividad.
¿Quieres Resolverlo? Emplea El Método APNEA
Todo lo que te he relatado anteriormente con base a estudios científicos debe haberte dejado pensando ¿cómo resolver esta situación? Durante mis años de experiencia siempre he utilizado y recomendado el método que yo llamo APNEA. Esta es una técnica muy efectiva para evitar las interrupciones durante tu trabajo, hacer más productiva tu jornada y ahorrarte estrés.
APNEA Consiste en crear bloques de tiempo de 30 x 5 x 30 minutos. Es decir, por 65 minutos debes concentrarte completamente en la actividad que estás realizando. Sin ningún elemento distractor como teléfono móvil y otros programas del computador ajenos a lo que estés efectuando.
Es necesario que seas disciplinado, por tanto fijes metas y submetas, ya que esto te ayudará a moverte en la dirección correcta y a merdir tu rendimiento. Entonces, aplicando el método trabajas por 30 minutos, luego tomas 5 minutos de descanso para levantarte, estirarte, refresacar. Después por 30 minutos más abordas tu tarea.
Una forma de cumplir con éxito la técnica APNEA es laborar en un espacio donde no se presenten distracciones o interrupciones. Si tienes una oficina, cierra la puerta y si puedes coloca un aviso solicitando que no te interrumpan hasta cierta hora.
Incluso, como tus bloques de APNEA los tendrás agendados informa con anticipación a quienes te rodean que por un lapso de tiempo no estarás disponible. Asimismo, puedes notificar los momentos del día en los que tendrás tiempo para conversar, responder correos, atender llamadas, etc. Así, tus compañeros sabrán de antemano cuando pueden contar contigo.
Es preciso señalar que, debes repetir el método todas las veces que puedas durante tu jornada diaria. Ahora bien, si trabajas desde tu casa y no cuentas con un espacio apropiado que evite las distracciones es posible que te sea más cuesta arriba trabajar sin interrupciones. Sin embargo, debes hacer un esfuerzo por crear las condiciones ideales para laborar sin interrupciones ni distracciones.
En los párrafos anteriores te hablé sobre el residuo de atención, cuando ocurren interrupciones mientras trabajas la solución radica en reflexionar brevemente y planificar el regreso a esa tarea interrumpida anteriormente. Es simple, escribe donde estabas, la conclusión a la que llegaste y lo que tienes que hacer cuando regreses. Haciendo esto cuando retomes la tarea el efecto de residuo de atención será mitigado.
Tú eres el responsable de que tus habilidades de procesamiento cognitivo estén al máximo. Reduce las interrupciones, aplicando el método APNEA y evita la multitarea para que el residuo de atención no invada tu cerebro. Serás más productivo y el estrés no te afectará.
Ahora la pregunta es: ¿Cuánto te está costando esto? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa?
Si quieres que personalmente te ayude a incrementar tu productividad y vivir una vida más equilibrada: Picha Aquí Para Ver Si ALgo De Esto Puede Ser Para Ti.